Как «упрощенцу» учесть телефон, интернет и почту в расходах
05.06.2014 распечатать Изменения для бухгалтера с 2023 года Компания на «упрощенке» с объектом налогообложения «доходы минус расходы» вправе списывать затраты на связь – телефон, почту и интернет-услуги (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Для включения таких затрат в состав расходов необходимо, чтобы они соответствовали определенным критериям: были документально подтверждены и произведены для осуществления предпринимательской деятельности.
Средства коммуникации
- договор на предоставление соответствующих услуг;
- копия лицензии оператора связи;
- счет с указанием объема услуг и их стоимости с разбивкой;
- платежное поручение;
- счет‑фактура.
Немало вопросов со стороны налоговых органов могут вызвать затраты на междугородную и международную связь. Самое важное – доказать производственный характер переговоров. Нелишним будет оформить распоряжение, согласно которому определенные категории сотрудников обязаны постоянно вести переговоры с контрагентами из других городов и стран. Если сотрудники составят отчеты о проведенных переговорах, то это будет лишь дополнительным плюсом.
Единый объект
В учете затрат на компьютерную технику важно, во сколько обошлось имущество и как долго вы планируете его использовать. Исходя из этого компании с объектом «доходы минус расходы» могут применить два варианта учета затрат: в составе основных средств и в составе материалов.
В случае, если стоимость компьютера превышает 40 тыс. рублей и вы планируете использовать его более 1 года, этот объект относится к основным средствам. Данный вид затрат можно учесть при наличии договора, платежного поручения или кассового чека, счета‑фактуры и накладных.
Самым беспроблемным видом расходов на связь являются почтовые платежи. Инспекторы крайне редко сомневаются в обоснованности таких издержек.
Учитывать компьютер следует как единый объект, так как системный блок, монитор, клавиатура и мышь могут работать только в комплекте. Это и есть основное средство (письмо Минфина России от 02. 06. 2010 г. № 03‑03‑06/2/110). Таким образом, необходимо сложить затраты на покупку всех составных частей компьютера.
В ситуации, когда сумма расходов на компьютер не превышает 40 тыс. рублей, в составе основных средств его учитывать не нужно. Расходы списывайте одновременно в составе материальных затрат на дату, когда оприходуете компьютер.
Списание затрат
Возможность списания затрат на программное обеспечение (ПО) зависит от того, есть ли у компании исключительное право на него или нет. Если стоимость ПО превысила 40 тыс. рублей, то это нематериальный актив. Такие затраты следует списывать равными долями в течение года. Когда же затраты на софт составляют менее 40 тыс. рублей, расходы учитываются единовременно после оплаты (подп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Так же стоит поступать, если компания обладает неисключительными правами на программное обеспечение и заключила лицензионный договор с правообладателем.
Затраты на обновление софта следует списывать на основании подпункта 19 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Входной НДС отражайте в книге учета отдельной строкой.
Стоимость ПО, установленного на системный блок при покупке, также включается в первоначальную стоимость компьютера. Поэтому выделять отдельно стоимость программ в данном случае не нужно. Такую позицию высказали чиновники ФНС России в письме от 29 ноября 2010 г. № ШС‑17‑3/1835.
| № | Ситуация | Какие документы понадобятся |
| 1 | Организация приобрела работникам сим-карты и оплачивает телефонные счета. Мобильные являются собственностью сотрудников | В этой ситуации компания может списывать расходы на сотовую связь по общим правилам. Так рекомендуют поступать чиновники Минфина России в своем письме от 29 июля 2008 г. № Ф04-3897/2008 № 7290-А27-19. Для подтверждения данных затрат вам понадобится договор с оператором, утвержденный перечень должностей сотрудников и их должностные инструкции, а также счета, счета-фактуры и платежки. |
| 2 | В компании введен лимит расходов на сотовую связь | Налоговых кодекс не содержит каких-либо ограничений по расходам на сотовую связь. Однако устанавливать лимит на телефонные разговоры может руководство компании. Для этого необходимо издать приказ об ограничении расходов на использование мобильных. В этом же документе следует прописать, каким образом работникам придется компенсировать сверхнормативные затраты. Как вариант, сотрудник будет вносить деньги в кассу или перечислять их на счет компании. Или же работодатель будет удерживать средства из заработной платы. Списать плату за разговоры, в том числе сверхнормативные, «упрощенцы» вправе сразу же. Совсем не обязательно ждать, пока работник возместит издержки. При этом саму компенсацию нужно отразить в составе доходов от реализации (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2) |
| 3 | Сотрудники ведут разговоры по мобильному телефону в нерабочее время | По данному вопросу позиции ФНС и Минфина диаметрально противоположны. Чиновники финансового ведомства не видят ничего криминального в том, что компания спишет расходы на телефонные переговоры сотрудника, который находится в отпуске (письмо Минфина от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418). Вместе с тем в ФНС настроены менее дружелюбно – ведь доказать производственный характер мобильных переговоров в нерабочее время не всегда представляется возможным. Чтобы избежать подобного рода претензий, составьте приказ или распоряжение, в соответствии с которым работник получит право общаться по мобильному телефону в нерабочее время для решения производственных вопросов. Аналогичную фразу следует прописать в должностных инструкциях сотрудников. Если же и этот документ не убедит контролирующую инстанцию, идите в суд. Арбитры чаще всего не разделяют точку зрения инспекторов (постановление ФАС МО от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08). |
| 4 | Работник, находясь в командировке за границей, оплачивал услуги связи с помощью телефонных и интернет-карт | Предоставить контролирующим органам детализированный счет будет достаточно проблематично. В качестве доказательств используйте телефонные и интернет-карты и чеки об их оплате. Если вы решили учесть данные расходы при расчете упрощенного налога, не исключены претензии со стороны проверяющих. Скорее всего, свою правоту компании придется отстаивать в суде |
Встречаются и такие ситуации, когда сотрудник работает на личном компьютере (ноутбуке), но программное обеспечение компания‑работодатель устанавливает за свой счет. В таком случае самое главное – доказать, что сотрудник использует личный компьютер на работе. Сделать это возможно лишь при одном условии – фирма официально выплачивает сотруднику компенсацию, либо надбавку к заработной плате, либо арендную плату за использование личного компьютера.
Самый выгодный вариант – выплата арендной платы, в отличие от варианта с компенсациями, ее можно учесть при расчете упрощенного налога. Кроме того, вы сможете списать и компенсацию расходов арендодателя. Вам также, в отличие от варианта с надбавками, не придется начислять страховые взносы на арендную плату.
Самым беспроблемным видом расходов на связь являются почтовые платежи. Инспекторы крайне редко сомневаются в обоснованности таких издержек.
К подтверждающим данный вид расходов документам относятся: платежка, кассовый чек или БСО.
Кстати, счет-фактура при покупке почтовых марок не требуется – их реализация не облагается НДС (подп. 9 п. 2 ст. 149 НК РФ).
Всегда на связи
Расходы на мобильную связь являются одной из самых затратных статей компании, а их списание, пожалуй, самым проблемным.
Главный документ, который вам потребуется – договор с оператором связи. Кроме того, необходимо оформить перечень должностей сотрудников, которые пользуются сотовой связью. Данный документ должен быть утвержден непосредственно руководителем компании.
Для подтверждения расходов также понадобятся счет‑фактура и платежное поручение. Не исключено, что у компании могут затребовать и детализированный счет за услуги сотовой связи. Он должен содержать расшифровку общей суммы платежа за предоставленный оператором сервис по каждому числящемуся за компанией абонентскому номеру. В данном документе отражают (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03‑03‑07/2):
- номера телефонов всех пользователей;
- дату и время переговоров;
- тарификацию услуг.
Однако организация имеет полное право отказаться предоставить расшифровки переговоров, сославшись на статью 63 Федерального закона «О связи» от 7 июля 2003 г. № 126‑ФЗ. Если же инспекторы будут настаивать на своем, без раздумий обращайтесь в суд. К счастью, арбитры, как правило, встают на сторону налогоплательщика (постановление ФАС Северо‑Западного округа от 15. 01. 2009 г. № А56‑6560/2008).
С этой электронной книгой вы с легкостью разберетесь во всех премудростях упрощенной системы налогообложения, грамотно составите бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Электронное издание Вы получаете сразу после оплаты на ваш email. Узнайте об издании больше >>