Отличие EDI от ЭДО
Чтобы автоматизировать процессы и сократить расходы, организации переводят документооборот в электронный вид. В этом помогают системы EDI и ЭДО. Расскажем, чем системы отличаются друг от друга и что в них общего.
Что означает EDI
EDI (Electronic Data Interchange) переводится как «электронный обмен данными». Это система, которая позволяет поставщикам и заказчикам обмениваться электронными стандартизированными сообщениями и данными, чтобы передавать коммерческую информацию. EDI-технологии помогают автоматизировать выполнение заказа и исключить влияние человеческого фактора. Покупатель не допустит ошибку в заказе, а поставщик вовремя привезет нужный товар.
Например, торговая сеть отправляет заказ поставщику в виде закодированного сообщения. В ответ поставщик такими же сообщениями уведомляет заказчика об отгрузке и выставляет электронный счет. При приемке товара покупатель может отправить уведомление, в котором указывает возможные расхождения. Заказ формируется прямо в учетной системе покупателя, поэтому он не содержит ошибок и опечаток. В итоге система решает проблему коммуникации между покупателем и поставщиком, автоматизирует и ускоряет процессы.
Стандарты передачи данных в EDI
- GTIN (Global Trade Item Number) — универсальный номер торговой единицы. Код зашифровывают в виде штрихкода и наносят на упаковку. GTIN состоит из 8, 12, 13 или 14 цифр в зависимости от товара. Для учетных систем используется 14 знаков, коды с меньшим количеством цифр дополняют нулями.
- GLN (Global Location Number) — глобальный номер места нахождения. Его присваивают организациям и их объектам: складам, магазинам. Код состоит из 13 цифр и служит для идентификации отправителя и получателя документов.
- SSCC (Serial Shipping Container Code) — серийный код транспортной упаковки. Служит для обозначения логистической (транспортной) единицы: паллеты, тележки, посылки.
Чтобы создать идентификационный ключ, компания должна вступить в национальную организацию GS1. При вступлении она получает регистрационный номер, на основе которого формируются все идентификационные ключи.
Получите GLN
И начните обмениваться электронными сообщениями с партнерами в Контур.EDI
Типы EDI-сообщений
Покупатели и поставщики обмениваются EDI-данными на каждом этапе поставки: заказ, отгрузка, приемка, счет на оплату. Сообщения фиксируют шаги документооборота и содержат информацию о каждом из них.
Основные типы EDI-сообщений:
ORDER — заказ на поставку. Содержит список товаров, их количество, цены, а также сроки и адрес доставки. Покупатели, например торговые сети, формируют заказ и отправляют поставщикам.
ORDRSP — ответ на заказ. Поставщик может подтвердить заказ, отказать покупателю, внести дополнительную информацию или корректировки. Например, через ORDRSP можно предложить аналог, если нужного товара нет на складе.
DESADV — уведомление об отгрузке. Это аналог товарно-транспортной накладной. Поставщик отправляет сообщение, в котором указывает информацию о количестве отгруженных товаров, цене, отправителе и получателе.
RECADV — сообщение о приемке товара. Покупатель уведомляет продавца, когда принимает товар. В RECADV указывают сведения о фактически принятом товаре и расхождения, если часть товара не принята.
INVOICE — счет. Содержит окончательные данные о поставке, ценах и суммы к оплате. На основе INVOICE формируются электронные документы: счет-фактура, ТОРГ-12, УПД.
Схема электронного обмена данными EDI
Схему обмена EDI-данными можно настроить на основании бизнес-процессов компании и взаимодействия между партнерами.
Стандартная цепочка сообщений выглядит так:
- Покупатель высылает поставщику заказ (ORDER).
- Поставщик корректирует заказ по реальным остаткам на складе и подтверждает его (ORDRSP).
- После отгрузки товара поставщик формирует и высылает покупателю уведомление об отгрузке (DESADV).
- Покупатель после приемки автоматически формирует и высылает поставщику уведомление о приемке товара (RECADV).
- Поставщик на основании RECADV автоматически формирует счет-фактуру и отправляет его покупателю (INVOICE).
Типовую цепочку можно дополнить другими сообщениями под свои нужды. Всё зависит от договоренностей между партнерами и их бизнес-процессов.
Например, в сообщениях можно:
- уведомить о возврате и приемке возврата;
- сообщить об отгрузке алкоголя;
- передать сведения о местах доставки;
- отправить прайс-лист, график поставок, отчет о продажах.
В системе Контур.EDI можно настроить схему документооборота, которая подходит под ваши бизнес-процессы.
По каким схемам работают торговые сети
В Контур.EDI работают более 300 торговых сетей и дистрибьюторов. Каждая сеть обменивается EDI-сообщениями с поставщиками по своей схеме.
Основные торговые сети в Контур.EDI и типы сообщений, с которыми они работают:
PRICAT, ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC
ORDERS, DESADV, INVOIC, RECADV, COINVOIC, RETANN
PRICAT, ORDERS, DESADV, INVOIC, RECADV, COINVOIC
ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC
ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV
ORDERS, ORDRSP, INVOIC, COINVOIC
Преимущества перехода на EDI
EDI-обмен позволяет автоматизировать взаимодействие с партнерами, экономить ресурсы и повышать эффективность обработки заказов.
Участники системы EDI получают преимущества за счет возможности:
- ускорить обработку заказов, оплату за поставку и подписание закрывающих документов;
- снизить число ошибок и уменьшить затраты на их поиск и исправление;
- автоматически формировать юридически значимые документы;
- сократить расходы на доставку, хранение и печать бумажных документов;
- анализировать данные по поставками, чтобы налаживать процессы.
Пользователи системы могут в любой момент обратиться к переданным сообщениям и документам, чтобы избежать разногласий с контрагентами, или использовать их для анализа бизнес-процессов.
Кроме того, EDI-технологии гарантируют достоверность, конфиденциальность и безопасность данных. Сообщения зашифровываются и передаются по защищенным каналам так, что их содержимое доступно только отправителю и получателю. Сообщения нельзя скорректировать после отправки — адресат получает данные в том виде, в котором они были отправлены.
Сокращайте ошибки
И упрощайте взаимодействие с партнерами в системе Контур.EDI
Разница между ЭДО и EDI
Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами между компаниями через интернет без использования бумажных носителей. Процесс работы в системе соответствует бумажному делопроизводству.
Контрагенты в системе ЭДО могут создавать, согласовывать, подписывать, передавать, хранить электронные документы, следить за их статусом. Передавать можно документы двух видов:
- формализованные — для них ФНС утвердила xml-формат, например это счет-фактура, УПД, первичные документы;
- неформализованные — любые другие документы, которые можно использовать в разных форматах: doc, xlsx, jpg, pdf и др.
Чтобы электронный документ был равнозначен бумажному с собственноручной подписью, используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Документы, подписанные КЭП, являются оригиналами и обладают юридической силой. Их признают все контрагенты и госорганы, принимают в налоговой и суде. Обмен такими документами называют юридически значимым электронным документооборотом (ЮЗЭДО).
Чем отличаются EDI и ЭДО
EDI — это электронный обмен данными между поставщиками и торговыми сетями, а ЭДО — обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами, банками, госпорталами. Получается, что одно из главных отличий — юридическая значимость. Сами по себе EDI-сообщения не являются юридически значимыми. Но на их основе можно сформировать закрывающие документы и подписать КЭП.
Еще один критерий — формат документов. В системе ЭДО документы можно передавать как в утвержденном ФНС формате, так и в свободной форме. В EDI-обмене данные соответствуют стандартам всемирной системы GS1. Они не являются формализованными.
Чтобы сравнить системы, покажем основные различия в таблице.
| Критерий сравнения | EDI | ЭДО |
|---|---|---|
| Юридическая значимость | Обмен данными, на основе которых можно формировать закрывающие документы | Юридически значимый документооборот |
| Формат документов | Соответствует стандартам GS1 | Утвержден госорганами или произвольный |
| Количество участников документооборота | Два участника: покупатель и продавец | Может быть несколько участников |
| Область применения | Применяют поставщики, торговые сети, несетевая розница, HoReCa и др. | Применяют компании во всех отраслях |
Каждая система служит для конкретных задач, но вместе они помогают автоматизировать процессы, исключать ошибки и сокращать расходы.
EDI и ЭДО дополняют друг друга. Например, пользователи Контур.EDI и Контур.Диадока могут использовать системы одновременно, чтобы полностью перейти на электронный обмен юридически значимыми документами с контрагентами и госорганами.
Итоговые юридически значимые документы формируются на основе EDI-сообщений, в которых стороны уже проверили и откорректировали данные. Это значит, что в УПД, товарных накладных, счетах-фактурах не будет ошибок и опечаток, контрагент примет документы с первого раза, что ускорит завершение сделки и оплату по договору.
ЭДО в ритейле
Автоматизируйте обработку заказов и ускорьте бизнес-процессы с помощью Контур.EDI