Электронный документооборот компьютерными сетями

Основные понятия в электронном документообороте

Российский бизнес все чаще переходит с бумажного документооборота на электронный (ЭДО). Для принятия такого решения руководитель организации должен понимать, что ЭДО из себя представляет, из чего состоит и как работает. Рассказываем об основных понятиях в онлайн-документообороте.

Расскажем об электронном документообороте и настроим безопасный обмен электронными документами Подключиться

Что такое электронный документооборот

• файлы могут быть перехвачены сторонними лицами или утеряны;
• сам документооборот не защищен от мошенничества;
• счета-фактуры, переданные таким образом, не будут признаны госорганами.

Второй способ — обмен документами через систему ЭДО, например Контур.Диадок. В этом случае процесс схож с отправкой письма по той же электронной почте, только документы будут юридически значимыми. Схема такова:

• пользователь переходит в раздел «Документы» и нажимает «+ Новый документ»;
• загружает документы с компьютера или создает в редакторе;
• нажимает «Подписать и отправить».

После этого Диадок проверяет, действует ли сертификат электронной подписи, о которой поговорим ниже, и соответствует ли документ формату. Этот процесс занимает секунду — затем файл уходит получателю. Пользователь же видит его в исходящих.

В результате такого обмена у пользователя ЭДО и его контрагента остается документ с подписью обеих сторон. Так можно проводить и закрывать сделки, заключать договоры, согласовывать акты выполненных работ или услуг. Причем каждая операция требует всего пару кликов, а доставка занимает считаные секунды.

Технология электронного документооборота позволяет не только отправлять и получать документы. В системе ЭДО можно:

• хранить их в единой базе;
• находить нужные файлы и выгружать их на компьютер;
• видеть текущий статус каждого документа: подписан ли он, проходит согласование или вовсе отклонен;
• ограничивать доступ работников к информации;
• работать с электронной документацией с любого устройства.

Основное назначение электронного документооборота — упростить жизнь сотрудникам компании и ее руководителям. Ведь ЭДО позволяет забыть о кипах бумаг на столах, бесконечном поиске в архиве, регулярных потерях и порче актов и накладных. Главное — автоматизация.

Внедрение ЭДО — это прямая помощь бизнесу, потому что онлайн-документооборот:

• сокращает издержки на бумагу, канцелярские принадлежности, печать, доставку;
• ускоряет рабочие процессы: согласование, подписание, получение закрывающих документов;
• снижает влияние человеческого фактора, что сводит число ошибок к минимуму.

О том, что такое электронный документооборот и зачем он бизнесу, подробно рассказано в видео от Контур.Эльбы.

Рассмотрим несколько основных понятий электронного документооборота подробнее.

Кто участвует в электронном документообороте

Кажется, что в обмене электронными документами в сервисе ЭДО задействованы только сами компании, которым нужно подписать накладную или акт. Но это не так. На самом деле в этом процессе участвуют четыре стороны:

• Участники ЭДО. Это сами пользователи системы ЭДО, которые и ведут документооборот. В сервисе они работают с документами, визируют их электронной подписью, отправляют и получают файлы.
• Оператор ЭДО. Это коммерческая организация, которая разрабатывает и обеспечивает работу системы ЭДО, гарантирует безопасную передачу данных и юридическую значимость счетов-фактур. К операторам законодательно установлены серьезные требования, а ФНС и Минцифры контролируют их деятельность. Оператор системы ЭДО Диадок — СКБ Контур.
• Удостоверяющий центр. Это организация, которая имеет право выпускать сертификаты электронной подписи. Например, получить подпись можно в УЦ Контура. Он аккредитован Минцифры и входит в сеть доверенных центров ФНС, ПФР, ФСС и Росстата.
• Государственные органы. Они выдают аккредитации операторам ЭДО, курируют их работу, разрабатывают законодательные нормы для онлайн-документооборота.

Понятие системы электронного документооборота шире, чем выглядит на первый взгляд. Но все, что нужно пользователю Диадока — получить электронную подпись, подключиться к сервису и начать обмен юридически значимыми документами. Решение остальных вопросов оператор берет на себя.

Подберем тариф и решение под потребности компании

Электронный документ

Одним из базовых понятий в ЭДО является электронный документ. По своей юридической значимости он ничем не отличается от бумажного, но существует в виде файла на компьютере или в системе ЭДО.

Среди особенностей электронных документов:

• Сразу создаются в таком виде на компьютере или сервисе ЭДО. То есть обычный скан бумажного счета не будет считаться электронным документом, его нельзя представить в госорганы или суд.
• Имеют персональную метку — электронную подпись.
• Передаются мгновенно на любые расстояния.

В Диадоке можно передавать любые виды электронных документов. Они бывают формализованные, частично формализованные и неформализованные.

Формализованные документы	Частично формализованные документы	Неформализованные документы
Отличие	Имеют формат, который разработала и утвердила ФНС	Имеют формат, который разработала и рекомендовала ФНС	Нет утвержденного формата
Формат	XML	Любой, но заполнена дополнительная информация: номер, дата, другие параметры	Любой: DOCX, PDF, JPG и другие
Особенность	Автоматически обрабатываются в налоговой	Не предназначены для обработки специализированным ПО	Не предназначены для обработки специализированным ПО
Пример	Счет-фактура, универсальный передаточный документ, корректировочный и исправленный счет-фактура, акт приемки-сдачи работ, товарная накладная (ТОРГ-12), универсальный корректировочный документ, документ приемки (ТОРГ-2)	Произвольная форма акта приемки-сдачи работ (услуг) и ТОРГ-12, акт сверки, договор, внутренняя накладная (ТОРГ-13)	Информационное письмо, счет, ценовой лист, накладные, прайс-листы, протокол разногласий, отчет

Передавать онлайн по закону нельзя лишь короткий перечень документов:

• приказ об увольнении;
• акт о несчастных случаях на производстве;
• журнал инструктажей по охране труда;
• переводной и простой вексель.

Зато все чаще документы становятся обязательными для оформления в электронном виде. В нем уже сдается часть бухгалтерской и налоговой отчетности, декларации по НДС и другие отчеты. Документацией в цифровом виде обмениваются участники государственных торгов, а также компании, работающие с маркированными и прослеживаемыми товарами.

Сделаем сложные процессы проще и поможем сэкономить. Подключайтесь к ЭДО бесплатно в Диадоке

Электронная подпись

Документ всегда можно идентифицировать по реквизитам: сведениям об адресанте и адресате, названию, дате, подписи. Это «опознание» подтверждает: информация, которая содержится в документе, правдива. Значит, документ может использоваться в качестве доказательства сделки или другой договоренности между сторонами, в том числе для контролирующих госорганов и в суде.

У электронного документа тоже есть реквизиты, а юридическую силу он получает только после подписания. В технологии работы системы электронного документооборота применяются электронные подписи (ЭП). Они подтверждают, что документы юридически значимы, а сделки — законны.

Поэтому при переходе компании на онлайн-документооборот руководителю и тем сотрудникам, которые будут подписывать документы, необходимо получить сертификат электронной подписи. Какие функции выполняет ЭП:

• визирует документ;
• позволяет проверить авторство подписи;
• гарантирует, что после подписания документ не изменялся.

Достоверность самой подписи подтверждает оператор ЭДО, который отвечает за информационные технологии электронного документооборота.
Виды ЭП обозначены в № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Квалифицированная электронная подпись — КЭП

Эта самая защищенная ЭП. Она сразу равнозначна собственноручной подписи: контрагент примет подписанный ею документ без дополнительных соглашений. Ей можно заверять любые документы, в том числе для налоговой, торговых онлайн-площадок, судов. Технология КЭП контролируется ФСБ, а получить подпись можно только в аккредитованном Минцифры удостоверяющем центре — например УЦ Контура.

Неквалифицированная электронная подпись — НЭП

Для создания НЭП так же, как и для КЭП, используются криптографические алгоритмы. Однако защита у этой подписи ниже, поскольку ее выпускают все удостоверяющие центры, даже неаккредитованные. Поэтому для признания ее силы контрагенты подписывают особое соглашение.

Простая электронная подпись — ПЭП

Эта ЭП подтверждает лишь тот факт, что оставлена конкретным человеком. ПЭП — это СМС-коды от банков и связки «логин-пароль» в личных кабинетах различных сервисов. Документы, подписанные ПЭП, не принимаются госорганами. Но вести дела с партнерами и клиентами с ней можно — если предварительно договориться об этом.

Технологии управления электронным документооборотом позволяют завизировать той или иной электронной подписью файлы любых форматов. В Диадоке в основном используется КЭП, она визуализирована: на документе проставляется синий штамп, в котором заключены сведения об операторе и сертификате электронной подписи.

Виды электронного документооборота

В зависимости от назначения системы электронного документооборота бывает:

• Внутренний ЭДО. Это обмен документами внутри компании между сотрудниками и руководителями.
• Внешний ЭДО. Это обмен документами с контрагентами или с государством.

Виды онлайн-документооборота также делят в соответствии со сферой применения. Для бухгалтерских документов — бухгалтерский ЭДО, для кадровых — кадровый. Существуют складской, технологический электронный документооборот и другие.

Посмотрите видео, чтобы узнать, как происходит отправка электронных документов в Диадоке.

Познакомиться ближе и разобраться в компьютерных технологиях электронного документооборота и работе сервиса поможет бесплатный онлайн-курс от Диадока. Также полезная информация есть:

С вопросами в любое время можно обратиться и в Центр поддержки, ссылка на который находится внизу страницы.

Поможем быстро получить КЭП и начать обмен документами с контрагентами в Диадоке

Источник