Компьютерная форма учета
Компьютерная форма учета строится на базе комплекса современных технических средств – персональных компьютеров, различного рода терминалов, технических устройств сбора, ввода, передачи данных, обработки и выдачи информации. Комплекс технических средств может быть объединен в локальную вычислительную сеть (ЛВС) для ускорения передачи учетной информации.
Организационно учетный процесс построен в виде системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера, кладовщика и других работников организации.
В условиях компьютерной формы бухгалтерского учета методика и техника документирования отличается от других форм учета. Она, кроме традиционных, может осуществляться несколькими способами:
1) путем непосредственного ввода исходных данных в память компьютера с помощью определенных измерительных устройств (сканеры и т.п.);
2) посредством ручного ввода исходных данных о параметрах совершаемой операции при помощи клавиатуры, мыши и т.п.
При автоматизированной форме учета в файловой системе хранятся не только исходные данные, но и сведения о формах первичных документов. Создается возможность вызвать на печать или экран монитора оформленные в соответствии с существующими правилами документы. Ввод исходной информации осуществляют непосредственно бухгалтеры, работники иных подразделений, операторы. При этом широко используются методы подсказки. Предусмотрен автоматизированный контроль отдельных реквизитов, диапазон изменений которых вводится в память персональных компьютеров. Таким же образом при помощи различных справочников контролируется допустимая корреспонденция счетов, допустимость символов и т.д.
Ведение счетов синтетического и аналитического учета (учетная регистрация) осуществляется автоматизированным способом. В условиях компьютерной формы учета обеспечивается обработка учетной информации одновременно на нескольких рабочих местах. Между ними осуществляется тесная взаимосвязь путем автоматизированного обмена информацией между АРМ работников низовых подразделений и АРМ работников бухгалтерии, между АРМ бухгалтеров отдельных участков учета и т.п. На отдельных рабочих местах формируются информационные файлы, сведения которых используются во всей системе АРМ. Такой способ организации файловой системы получил название распределенная база данных (РБД). Таким образом, компьютерная форма учета создается и функционирует на базе РБД.
При автоматизированной форме учета обеспечивается интерактивный (непосредственный) режим работы учетного персонала на компьютере. Диалоговый режим решения учетных задач позволяет не только отказаться от промежуточных учетных регистров, но и сократить число выходных форм, вызываемых на печать. Реализован запросный режим выдачи результатной информации, что позволяет шире использовать учетную информацию в ходе планирования, прогнозирования, контроля и в процессе принятия управленческих решений.
Отказ от пакетной обработки информации в конце месяца и обработка всех исходных данных в режиме реального времени повышают оперативность учетных данных. Все это способствует активизации роли учета в системе менеджмента предприятия, резко повышает оперативность учета, снижает трудоемкость учетных операций, что является важным моментом в условиях рыночной экономики.
Схему бухгалтерского учета при автоматизированной форме учета можно представить следующим образом (рис. 6).
Рис.6. Схема бухгалтерского учета при компьютерной форме учета
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
3. Компьютерная форма бухгалтерского учета
Компьютерный учет строится на тех же методических принципах, что и ручной учет — в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными актами, регламентирующими порядок ведения учета. Тем самым обеспечивается единство бухгалтерского учета вне зависимости от используемой формы. Несмотря на это компьютерный учет имеет свои специфические особенности, связанные технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бухгалтерской отчетности. Именно это позволяет говорить о компьютерной форме учета как особой форме счетоводства.
Основные отличия компьютерной и ручных форм учета:
1. Однократная регистрация первичной информации. В ручном учете доминирует принцип многократной регистрации учетных данных, когда бухгалтер заносит один и тот же показатель в разные журналы, книги, ведомости с разным уровнем обобщения показателей и способом их группировки.
2. Унифицированный способ обобщения учетной информации. В компьютерной форме учета счет является универсальным и достаточным регистром для обобщения учетной информации, позволяющим отказаться от каких-либо других накопительных регистров. Все остальные учетные регистры, присущие ручному учету, формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах, аналитического учета, учетного цикла, технологии получения и способов представления выходной информации.
3. Неограниченная аналитичность учета. При компьютерной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими ЭВМ и хранения информации всех учетных периодов в единой, интегрированной базе данных. Конечно, данное свойство реализуется лишь потенциально и существенно зависит от модели бухгалтерского учета, использованной при создании конкретной компьютерной системы.
4. Встроенные бухгалтерские знания. В компьютерную форму учета встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям, т.е. форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями, которые определяют учетную политику предприятия. Это автоматизирует наиболее творческую процедуру реконструкции данных о хозяйственных операциях, отраженных в первичных документах, в бухгалтерские записи, а также гарантирует единообразие отображения однотипных операций. Кроме того, работа по идентификации большинства хозяйственных операций может быть передана менее квалифицированному учетному персоналу. Высококвалифицированные работники (главный бухгалтер, его заместитель или старший бухгалтер) контролируют этот процесс, а также принимают непосредственное участие в адаптации базы бухгалтерских знаний к специфике предприятия.
5. Автоматизация регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода. Возможность по запросу рассчитать итоги оборотов и сальдо по счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутренние отчеты и внешнюю отчетность, позволяют бухгалтеру в каждый момент времени контролировать важнейшие финансовые показатели работы предприятия, а также моделировать финансовые результаты в зависимости от варианта проведения той или иной хозяйственной операции.
6. Повышение достоверности учетных данных. При обработке и обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов. Ошибки могут появиться только при вводе данных или неверной технологии эксплуатации компьютерной системы. Однако внесение исправлений в исходные данные в рамках отчетного периода не представляет сложности, так как все данные отчетного периода доступны для исправления, а итоги могут быть пересчитаны в любой момент. Ограничения накладываются только на полномочия лиц, выполняющих эти корректировки.
7. Возможность параллельного ведения учета в нескольких различных стандартах. При использовании компьютерной формы бухгалтерского учета на базе одних и тех же однократно вводимых данных можно получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам: одной системы в соответствии с заявленной учетной политикой для составления внешней отчетности, а других — для целей внутреннего анализа хозяйственной деятельности. [16,c.58]