Компьютерные сети в пфр
В государственном учреждении — Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Нижнекамском районе и г. Нижнекамске Республики Татарстан применяется такие виды коммуникаций, как электронная почта, письменные передачи, факс и т.д.
Устная передача используется чаще всего, когда происходит зарождение идеи или отбор информации. Данный вид передачи информации в Пенсионном Фонде преобладает, он используется в большинстве случаев, чтобы сотрудники понимали друг друга.
Совещания чаще всего проводят, когда уже руководство приняло решение и его необходимо довести до всех отделов. В Пенсионном Фонде в основном используется, когда начальнику Управления ПФР необходимо донести до сотрудников те изменения, которые произошли на предприятии.
Телефонные переговоры и письменная передача, когда непосредственно передается само сообщение. В Пенсионном Фонде так же активно используется этот вид передачи информации. Искажение сообщений при этом меньше, чем при устной передаче.
Электронная почта и компьютерные сети, когда идет непосредственно реализация сообщения, что уже в наше время не является нововведением, так как является тоже одним из самых удобных средств коммуникации. Причем электронной почтой пользуются как и в аппарате управления, так и на телефонных узлах, общаясь между собой.
Еще одним средством передачи/получения информации является факс, по нему пересылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета и т. д.[25]
Еще одним видом коммуникации в ПФРявляется «Кольцевая Почта». Т.е. существует канцелярский отдел, занимающийся своевременным обеспечением канцелярскими товарами(ручки, бумага, и .д.). Помимо своей главной обязанности, канцелярский отдел ведет «Кольцевую почту». То есть на каждого сотрудника в организации есть свой почтовый ящик. По этим ящикам рассылают корреспонденцию, а также различные документы, приватную почту и т. д. Этот вид коммуникации можно отметить тем, что документы можно передавать и по внутренней почте сохраняя важность документа без затрачивания времени на поиски человека, которому этот документ предназначается. Этот вид можно отнести к плюсу, так как я считаю, что это очень удобный способ передачи информации, документов и т. д.
Из неофициальных способов коммуникации стоит отнести локальную компьютерную сеть, в которой существует «чат». Сотрудники в свободное от работы время, да и во время работы общаются посредством чата. Это вид коммуникации тоже можно отнести к плюсу т. к. он исключает походы например, к своему другу, который находится в другом крыле здания.
Существующие виды систем коммуникаций в Пенсионном Фонде РФ для наглядности можно отобразить на графике (рисунок 2.2.1).
Рис.2.2.1 Виды систем коммуникаций в Пенсионном Фонде Российской Федерации за 2011-2012гг.
Из рисунка видно, что в 2012 году на 5% вырос такой вид коммуникации, как электронная почта. Это произошло из-за того, что в последнее время сторонние организации предпочитают сдавать свои отчеты в электронном виде, что намного ускоряет процесс сбора информации организациями, сдачи ее в соответствующие отделы Пенсионного Фонда РФ и обработки этой информации отделами Пенсионного фонда РФ. Также по рисунку можно сделать вывод, что передача информации в устной форме в 2012 году снизилась, по сравнению с 2011 годом, на 9%.
Информация перемещается внутри ПФР с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, начальник отдела может сообщать заместителю начальника Управления ПФР о предстоящих изменениях. В свою очередь, начальника Управления ПФР должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.
Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. К примеру, служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, поскольку машина периодически «занята» или отключается. Служащие могут сделать вывод, что ожидание раздражает некоторых клиентов. Предположим, ПФР эффективно проинформировал каждого служащего о том, что «обслуживание клиента — первая наша забота». В этом случае служащие готовы сообщить своему непосредственному начальнику о возникшей проблеме. Этот начальник, в свою очередь, должен проинформировать управляющего операциями, а тот — начальника отдела операциям.
В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей в ПФР существует горизонтальная коммуникация. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.
Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате управления и на уровнях находящихся ниже, под аппаратом управления. Обычно межличностные отношения на более низких уровнях проводятся в независимости от генерального директора. К примеру можно взять Учебный центр, где отношения происходят только между сотрудниками.
Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации [29].
Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникации в ПФР являются отношении между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, о чем говорилось выше, мы рассматриваем этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя, Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.
В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.
Хотя эффективный обмен письменной информацией имеет преобладающее значение в организации, нам представляется, что исчерпывающий анализ такого рода обмена выходит за рамки данной книги. То же самое относится и к использованию компьютера как средства коммуникации. Руководитель от 5% до 90% своего времени тратит на разговоры, поэтому мы выделяем здесь прямой межличностный обмен информацией.
Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.
Во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией — неэффективным. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация — это обмен.
В ходе обмена обе стороны играют активную роль. К примеру, если вы как управляющий описываете одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией стал эффективным, ваш подчиненный должен сообщить вам, как он понимает задачу и ваши ожидания в отношении результатов его деятельности. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона “предлагает” информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.
Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.
Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся приметой обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей [6].
Предприятия социально-культурной сферы базируются на постоянном контакте с клиентами и именно данная область наиболее сильно зависима от адекватного понимания и применения коммуникативных моделей. Именно с благоприятного климата в коллективе, начинается проектирование успешного взаимодействия на внешнюю среду
Пенсионный Фонд — имеет линейную структуру управления, а так в штат сотрудников входит довольно большое количество людей, что способствует с одной стороны:
1) четкому и простому взаимодействию между подразделениями;
2) компетентности руководителя в вопросах фирмы; а с другой стороны является причиной:
1) возникновения конфликтных ситуаций внутри организации из-за разобщенности мнений;
2) безответственности некоторых субъектов организационной структуры за результаты своих действий вследствие недоработки руководителя.
Рис 2.2.2. Линейная структура управления
Л1-линейный руководитель высшего уровня;
Л2- линейный руководитель среднего уровня;
Установление действенного механизма организации внутренних коммуникаций, является одной из наиболее важных задач рассматриваемого предприятия. Этому способствует применение ряда основных коммуникативных принципов:
а) взаимоуважение (позволяет избегать конфликтных ситуаций и способствует повышенной деловой активности).
б) поощрение и одобрение (является показателем уважения, и каждый сотрудник желает его получить).
в) признание положительного вклада сотрудников в успехи предприятия (выступает, как действенный механизм стимулирования работников и привитию им рабочей инициативы).
г) объективная оценка сотрудников (является сильнейшим стимулом для самосовершенствования).
Организация социально-культурной сферы базируются на постоянном контакте с клиентами и именно данная область наиболее сильно зависима от адекватного понимания и применения коммуникативных моделей. Именно с благоприятного климата в коллективе, начинается проектирование успешного взаимодействия на внешнюю среду.
Среди наиболее важных аспектов внутреннего общения в организации можно отметить следующие:
— стремление выразить собственное мнение;
— «доступность» и доверие высшего руководства;
— приоритет внутренних коммуникаций над внешними;
— для того чтобы добиться успеха, сотрудники всегда действуют дружно и слаженно.
К сожалению, данные аспекты не полностью находят свое отражение на данном исследуемом предприятии. Все это происходит из-за текучести кадров. Новые сотрудники постоянно нарушаю устоявшиеся механизмы в организации и для того, чтобы ознакомить их с этим механизмом уходит не меньше месяца, что говорит о малоэффективности кадровой политики..
Чтобы наглядно представить как данный показатель влияет на исследуемое нами учреждение, предлагаю рассмотреть динамику текучести кадров в течении последних трех лет(2010-2012г.г.) на рисунке 2.2.3.
Рис.2.2.3. Динамика текучести кадров в течении последних трех лет(2010-2012г.г.)
Таким образом, мы видим, что за последние З года, текучесть кадров снижается, но тем не менее данный коэффициент отражает существующую проблему кадровой политики в Пенсионном Фонде, что влияет на внутренней коммуникативную модель взаимодействия.
На данный вопрос руководству следует обратить пристальное внимание, если хочет достичь цели — занять лидирующее положение в гостиничном сервисе, существующий в данном городе.
Таким образом, в данной главе мы рассмотрели организационную характеристику предприятия, проанализировали внешние и внутренние коммуникации фирмы. В следствии чего были выявлены ряд проблем, которые необходимо решить для дальнейшего успешного функционирования предприятия в своей отрасли [21].