15.2. Телекоммуникационное обеспечение процесса управления персоналом.
Одной из наиболее отличительных черт связанных с рабочим местом двадцать первого века является его интегрированность в мировую информационную среду посредством локальных и интегральных сетей. Наличие и доступ к информационным сетевым ресурсам имеет как положительный, так и отрицательный моменты. Например, возможность оперативного получения любой кадровой информации, быстрая и дешевая связь, возможность контроля являются положительным моментом. А возможность несанкционированного доступа к закрытой информации, значительное временное отвлечение сотрудника на путешествие по сети – отрицательный момент. Рассмотрим проблему сетей подробнее.
Локальные сети бывают трех основных конфигураций. При конфигурации «звезда» отдельные компьютеры или рабочие станции соединяются с центральным коммутатором или компьютером. При конфигурации «кольцо» компьютеры объединены в замкнутое кольцо, и информация передается по этому кольцу до тех пор, пока не достигнет получателя. При конфигурации «шина» компьютеры соединены посредством общей шипы, и, таким образом, можно включать в сеть дополнительные компьютеры, не прерывая при этом работы сети.
В традиционных локальных сетях в качестве файл-сервера используется высокопроизводительный компьютер. Однако при построении локальных сетей последних поколений используется архитектура, которая называется архитектурой клиент-сервер. В сетях клиент-сервер за обработку информации отвечают как головной файл-сервер, так и компьютеры пользователей.
Локальные сети могут входить в состав других локальных или глобальных сетей (wide area networks, WANs), что позволяет обмениваться информацией и использовать общие информационные ресурсы.
Глобальные сети (wide area networks, WANs) во многом похожи на локальные, но они объединяют компьютеры, находящиеся на значительном расстоянии друг от друга. Глобальные сети, как правило, представляют собой совокупность локальных сетей, которые соединяются одна с другой посредством выделенных телефонных линий и соединительных устройств, называемых шлюзами.
Основой этой глобальной информационной сети является сеть Интернет. Попросту говоря, Интернет представляет собой совокупность взаимосвязанных высокопроизводительных головных устройств, компьютеров (мейнфреймов), персональных компьютеров, локальных сетей и глобальных сетей.
Организации, подключившейся к сети Интернет, становится доступной масса разнообразных возможностей. Помимо возможности посылать электронные сообщения по всему миру, также можно пользоваться услугой списка рассылки (listserv), группами новостей Usenet (Usenet news groups), сервисом FTP (file transfer protocol), запросно-поисковой системой Gopher, а также «Всемирной nayтиной» (World Wide Web). Кроме того, существуют специальные поисковые программы, которые помогают работникам при использовании сети Интернет, отыскивать документы практически по любому вопросу.
Одной из быстроразвивающихся областей Интернета является «Всемирная паутина» (World Wide Web), которая используется организациями для достижения разнообразных целей. Они могут размещать там рекламу, используя мультимедийные возможности «паутины», что делает рекламные материалы оригинальными. Большинство из них создает собственные страницы для продвижения своих товаров и услуг, в том числе и кадровых. По этой причине «паутина» может использоваться и небольшими корпорациями, давая им возможность конкурировать с крупными организациями.
Наличие на рабочем месте электронной почты позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые документы, звуковые и видеофрагменты. Это дает возможность быстро обмениваться письмами и документами. Если воспользоваться электронной почтой, входящей в Windows, то все, что придется сделать — это составить письмо и при необходимости к этому письму добавить рассматриваемый документ и поставить свою подпись.
Получив письмо, корреспондент сможет ознакомиться с мнением коллеги, внести свои коррективы, замечания или предложения и при необходимости переслать письмо другим специалистам для консультации. В это время отправитель письма может заниматься другой работой, и тем самым продуктивность его труда резко повышается. Через некоторое время отправитель получает ответ, в который могут быть включены визы, рецензии и мнения всех принявших участие в его обсуждении. Также к возможностям электронной почты можно отнести следующие функции: организовывать маршрутизацию документа с визированием, делать рассылку напоминаний, предупреждений, стандартных сообщений.
Современная жизнь требует не только использования компьютеров как отдельных, так и связанных в сети, но и специального программного обеспечения, развивающегося с учетом требований времени и достижений компьютерных технологий.
Рассмотрим более подробно направления деятельности управления персоналом и необходимое для этого программное обеспечение.
, которые решают самую сложную кадровую задачу – создание оптимальной структуры предприятия для наиболее эффективного использования кадрового потенциала. Такие системы необходимы холдингам, корпорациям, крупным предприятиям. 15.3. Программное обеспечение для деятельности служб управления персоналом.
Процесс управления персоналом складывается из решения следующих комплексов задач, непосредственно требующих использования информационных технологий: 58
- работа с персоналом на уровне отдела кадров;
- социологические исследования;
- психологические аспекты подготовки и проверки персонала;
- нормирование труда;
- оплата труда;
- планирование трудовых показателей;
- оперативно-производственное управление трудовыми показателями;
- организация труда;
- социальное и медицинское обслуживание;
- техника безопасности.
Предложенное распределение по иерархии не означает, что именно в такой последовательности должны разрабатываться и внедряться соответствующие информационные технологии решения задач управления персоналом. Работы по всем уровням, при внедрении информационных технологий производятся, как правило, параллельно. Присоединение каждого нового уровня (неважно в какой последовательности) только расширяет границы предметной области и обеспечивает управление персоналом в более полном объеме.
На практике реализация в информационной системе предприятия функций управления персоналом может потребовать следующих составляющих программного или информационного обеспечения:
• Модуль кадрового учета — для поддержки непосредственной работы инспектора по кадрам;
• Модуль управления штатным расписанием — для планирования численности, фонда заработной платы;
• Модуль расчета заработной платы;
• Система управления документами (СУД) — для документального обеспечения управления персоналом;
• Юридическая справочная система — для соблюдения всех правовых норм и выполнения инструкций;
• Экспертные системы — для проведения аналитических исследований.
Совокупность задач, решаемых службой управления персоналом можно разделить на две группы:
первая группа — задачи решение которых требует непосредственно контакта с людьми;
вторая группа — задачи решение которых представляет собой обработку информации.
Отметим, что автоматизированное управление кадрами практически до сих пор дублируется бумажными документами. Это можно объяснить, с одной стороны, консерватизмом работников, традициями, недоверием к вычислительной технике и страховкой от непредвиденных обстоятельств, а с другой — несовершенством законодательной базы в области электронного документооборота.
Дублирование документов увеличивает объем работы кадровой службы. Это приводит к определенному дефициту времени, и как следствие, некоторые задачи кадровой службы не решаются вообще, либо на примитивном уровне.
Общение связано с такими субъективными характеристиками, как умение корректно и четко формулировать вопросы и отвечать на них, умение слушать, культура речи, интеллектуальный уровень, индивидуальные способности восприятия информации, характер, индивидуальные внутренние комплексы. Кроме того, на процесс общения могут оказывать влияние факторы внешней среды.
Чаще всего для экономии рабочего времени службы управления персоналом сводят к минимуму контакты с работниками своего предприятия. Таким образом, первая группа задач должна использовать информационные технологии в максимальной степени и в первую очередь. Однако, на сегодняшний день реальная картина такова, что именно задачи первой группы решаются без привлечения информационных технологий. Даже на предприятиях весьма продвинутых в компьютерном оснащении.