Мониторинг интернет-активности сотрудников
Сегодня практически невозможно представить себе компанию, сотрудники которой бы не использовали в рабочих целях интернет. Для многих интернет является незаменимым рабочим инструментом. С другой стороны, интернет также позволяет развлекаться и тратить время впустую.
Так же, как и в случае с корпоративными телефонами, почти все сотрудники с доступом к интернету хотя бы изредка используют его в личных целях. Если такое использование становится чрезмерным, это может привести к уменьшению продуктивности сотрудника.
Еще одним поводом для беспокойства в случае использования рабочего доступа в интернет не по назначению становится безопасность. Это не только увеличивает вероятность заражения вредоносными программами, но и дает возможность злонамеренным сотрудникам легко украсть Вашу конфиденциальную информацию или выложить её в свободный доступ.
Решением этой проблемы является мониторинг интернет-активности сотрудников. В этой статье мы рассмотрим причины, по которым сотрудники используют корпоративный интернет не по назначению, и какие есть лучшие способы для того, чтобы это предотвратить.
Как сотрудники тратят свое время
Интернет предлагает большое количество способов развлечься или решить личные дела. Сотрудник может проводить большое количество времени на работе, используя интернет в личных целях, что может негативно сказаться на его продуктивности, и, как результат, отразится на доходах Вашей компании. Самые популярные способы использования корпоративного интернета в личных целях включают в себя:
- Использование сервисов мгновенного обмена сообщениями для связи с друзьями, семьей или коллегами по личным вопросам.
- Отправка личных почтовых сообщений.
- Совершение покупок в интернет-магазинах.
- Использование социальных сетей.
- Просмотр развлекательных сайтов.
Однако, для того, чтобы эффективно улучшить продуктивность сотрудника, важно понимать не только что он делает, но и почему он это делает. Существует несколько причин, по которым сотрудники используют корпоративный интернет в личных целях:
- Использование интернета в качестве коротких перерывов на отдых
- Использование интернета из скуки
- Большое количество свободного времени из-за недостаточной загруженности
- Низкое удовлетворение от работы и нежелание работать
- Отсутствие или низкая скорость домашнего интернета
Многие сотрудники уверены, что короткие перерывы, позволяющие на мгновение отвлечься от текущих задач, способны увеличить продуктивность и удовлетворение от работы. Большинство людей не способны оставаться сосредоточенными 7 или 8 часов подряд и использование интернета в личных целях дает возможность отдохнуть. Подобные небольшие перерывы обычно не влияют на продуктивность сотрудника. Однако, слишком частое и продолжительное использование интернета в личных целях может представлять собой проблему.
Мониторинг интернет-активности способен дать вам всю необходимую информацию для продуктивной беседы с сотрудником о его результативности. Подобная мера, при разумном использовании, способна увеличить производительность и сделать рабочее время более продуктивным.
Использование интернета во вредоносных целях
В некоторых случаях, использование сотрудниками интернета в личных целях может нанести гораздо больше вреда, чем просто понижение продуктивности. Использование интернета во вредоносных целях может привести к существенным финансовым последствиям для компании, и даже, в некоторых случаях, к судебным искам:
- Использование защищенной информации не по назначению. Сотрудник может использовать Вашу защищенную информацию не по назначению, например, выложить её в открытый доступ или случайно отправить ее с почтовым сообщением не тому адресату. Подобные действия могут привести к дорогостоящим утечкам информации. В большинстве случаев, использование запрещенной информации не по назначению происходит в результате ошибки или халатности сотрудника, но иногда это случается и вследствие спланированных атак.
- Вредоносное программное обеспечение. Просматривая сторонние сайты, не относящиеся к работе, сотрудник открывает свой компьютер для атаки со стороны различных вредоносных программ. Такие программы легко могут инфицировать всю сетевую инфраструктуру компании и нарушить рабочий процесс. При использовании корпоративной электронной почты для регистрации на различных сторонних ресурсах, на почтовый ящик сотрудника в дальнейшем может приходить спам, содержащий вредоносные программы.
- Просмотр страниц с порнографическим содержимым. Просмотр страниц с порнографическим содержимым может послужить причиной для иска. Это также крайне негативно влияет на рабочую атмосферу и корпоративную культуру внутри офиса.
- Незаконное скачивание информации. Некоторые сотрудники могут незаконно скачивать различную информацию, например, пиратское программное обеспечение, пиратские развлекательные продукты, такие как музыка и фильмы. Подобные незаконные действия могут повлечь за собой судебные разбирательства и негативно отразится на репутации Вашей компании.
- Осуществление незаконных действий через интернет. Сотрудник может использовать корпоративный интернет для осуществления незаконных действий, таких как взлом и кража данных, мошенничество, преследование кого-либо, и т.д. Подобные действия могут привести к судебным разбирательствам и крайне негативно повлиять на репутацию Вашей компании.
Мониторинг интернет-активности сотрудников является отличным способом предотвратить любые вредоносные действия, как намеренные, так и случайные, и защитить Вашу компанию от внутренних угроз.
Существуют разные способы мониторинга интернет-активности сотрудников, отличающиеся стоимостью и эффективностью. Важно выбрать инструмент, который лучше всего подходит для Вашей ситуации.
Проверка Истории браузера
Любое использование интернета оставляет заметный отпечаток на браузере в виде временных файлов и маркеров-куков. Помимо этого, в каждом браузере по умолчанию включена запись истории использования. Проверив всю эту информацию, можно легко получить примерную картину того, как сотрудник использует корпоративный интернет. Однако, не стоит забывать, что сотрудник может так же легко замести следы, удалив все временные файлы и очистив историю. Таким образом, при всей своей простоте этот метод является самым ненадежным.
Мониторинг сетевого трафика
Перехватывая сетевой траффик, вы легко можете узнать какие страницы и когда посещал сотрудник. Самый простой способ это сделать – мониторинг траффика на уровне брандмауэра, однако существует также большое количество специальных программ-анализаторов траффика, как платных, так и бесплатных. Единственным ограничением таких программ является тот факт, что Вы имеете доступ только к информации, которая проходит через сеть. Вы не знаете, проводит ли сотрудник время за чтением сайта, или просто оставляет его открыты в фоновом режиме, продолжая выполнять свою работу. Таким образом часто сложно точно оценить продуктивность сотрудника. Кроме того, подобные решения не позволяют надежно предотвратить утечки информации и внутренние угрозы.
Мониторинг действий пользователей
Использование специальных решений для мониторинга действий пользователей является лучшим, но также самым дорогим способом мониторинга интернет-активности сотрудников. Подобные решения предоставляют Вам полную видеозапись всего, что происходит на экране сотрудника, давая точное представление о том, как именно он тратит свое рабочее время. Вы получаете информацию о том, какие приложения и окна были открыты в какое время и какие сайты просматривал сотрудник. Подобные решения дают больше всего сведений, позволяя Вам точно и надежно контролировать и предотвращать внутренние угрозы, а также полностью оценить продуктивность своих сотрудников. Однако, лицензия на подобные продукты может оказаться слишком дорогостоящей для малых и средних предприятий. Существуют программы для мониторинга действий пользователей с более гибкими лицензионными схемами, такие как Система Экран, являющиеся доступными даже для малых предприятий, но таких программ на рынке достаточно мало. Однако, несмотря ни на что, мониторинг действий пользователей является лучшим способом проверить интернет-активность своих сотрудников.
Рекомендации по мониторингу интернет-активности сотрудников
С какой целью работодатель контролирует использование корпоративного интернета своими сотрудниками? Некоторые работодатели делают это для того, чтобы увеличить продуктивность сотрудников, некоторые, — чтобы защитить свой бизнес от различных рисков, связанных с внутренними угрозами. Однако, следует учитывать, что в некоторых случаях подобный контроль может иметь отрицательный эффект. Осуществляя мониторинг интернета-активности сотрудников без должного уважения к ним и их частной жизни, вы рискуете негативно повлиять на их моральный настрой и удовлетворение работой. В дальнейшем это может привести к увеличению текучести кадров и проблемам с поиском новых сотрудников.
Выходом в такой ситуации является мониторинг интернет-активности сотрудников с соблюдением всех необходимых моральных и этических норм, проявляя уважение к частной жизни сотрудника. Существует ряд простых рекомендаций, следование которым позволит Вам добиться желаемых результатов:
- Проработайте политику пользования интернетом. Очень важно проработать корпоративную политику по использованию интернета в рабочее время. Такая политика должна определять все, что разрешено и запрещено и давать сотруднику четкое представление о том, какого поведения от него ожидают на рабочем месте. Эту политику необходимо эффективно донести до всех сотрудников и убедится, что она повсеместно выполняется, начиная со старшего менеджмента компании.
- Предупредите сотрудников о том, что их интернет-активность записывается. Закон РФ запрещает мониторинг электронной почты сотрудника без его ведома, однако не обязывает предупреждать сотрудника о мониторинге интернет-активности. Тем не менее, подобные предупреждения необходимы для поддержания здорового климата в коллективе. Кроме того, зная, что его действия будут записаны, сотрудник с гораздо меньшей вероятностью совершит нарушение.
- Проводите мониторинг только когда это необходимо. Постоянный мониторинг может оказывать большое давление на сотрудников и приводить к низкому уровню удовлетворения работой. Очень важно проводить мониторинг интернет-активности сотрудников только когда в этом действительно есть необходимость: из соображений безопасности или при неудовлетворительной результативности сотрудника.
- Эффективная коммуникация способствует доверию. Очень важно четко донести причины мониторинга интернет-активности до сотрудников. Постарайтесь привлечь их на свою сторону. Культивация доверительных отношений между сотрудниками и работодателями приводит к лояльности и здоровому климату в коллективе.
Вывод
Необходимо помнить, что иногда в жизни случаются форс-мажорные ситуации, не имеющие отношения к работе, однако требующие решения в рабочее время. Часто полезно поставить себя на место сотрудника и проявить гибкость в отношении использования корпоративного интернета не по назначению.
Однако, жизненные неприятности не могут быть причиной для низкой продуктивности из-за пустой траты времени за просмотром развлекательных сайтов в рабочее время, не говоря уже о потенциальной угрозе безопасности компании со стороны сотрудника. Если Вы хотите увеличить производительность и защитить свою компанию от утечек информации, по мониторинг интернет-активности сотрудников является отличным для этого инструментом.